Documento electrónico

Introducción
Un documento electrónico en al ámbito de la administración pública los podríamos definir como: "es el equivalente en soporte digital de un documento en formato papel con las mismas garantías jurídicas", en este sentido existen aspectos importantes que se deben contemplar y que se han tenido en cuenta a la hora de abordar su implantación en la Gerencia Municipal de Urbanismo, estos son:

  • Accesibilidad.
  • Versatilidad
  • Integridad.
  • Disponibilidad.
  • Autenticidad.
  • Almacenamiento a largo plazo.
Accesibilidad
Nos referimos en este punto a aquellos aspectos que tienen que ver, básicamente, con el formato del documento y la facilidad para disponer de aplicaciónes que permitan su correcta lectura en diferentes plataformas, para ello es fundamental adoptar formatos basados en estándares abiertos, siendo en este caso la opción elegida el formato Adobe Pdf.

Versatilidad
Un aspecto importante del formato de documento electrónico adoptado es que permite su uso en diferentes escenarios y es capaz de cubrir la totalidad de las necesidades con que nos encontramos a la hora de elaborar o recabar la documentación que conforma un expediente administrativo. Hablamos en este caso de aspectos como: la posibilidad de utilizarlo como formato para digitalización vía escaner, impresión, formulario electrónico, contenedor de otros documentos, planos a escala, etc.

Integridad
Debemos prestar especial atención a la hora de generar los documentos para que, por ejemplo, el uso de tipos de letra no estandar o espacios de color, no alteren la composición básica del documento y por consiguiente su legibilidad fuera del ámbito de la Gerencia de Urbanismo, para ello existen especificaciones como PDF/X encargadas de abordar estos aspectos y que han de ser aplicadas a la hora de generar documentos electrónicos.

Disponibilidad
El documento electrónico ha de ser accesible a través de internet ya que se convierte en el canal de comunicación con el ciudadano en el ámbito de la administración electrónica, para ello es importante que el formato adoptado pueda ser optimizado para que los tiempos de descarga no supongan un impedimento a la hora de acceder al documento a través de la red.

Autenticidad
La autenticidad de los documentos electrónicos de la Gerencia Municipal de Urbanismo se basa en el uso de firma electrónica reconocida tal como establece la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos en sus artículos 18 y 19. Desde el punto de vista técnico la firma electrónica de los documentos se encuentra integrada en el propio documento, de tal manera que usando el lector de documentos PDF Adobe® Reader® y siguiendo los pasos que se explican en el siguiente manual de configuración podremos comprobar y validar cada una de las firmas contenidas en el mismo, así como la marca de hora proporcionada por el servidor de tiempos.

Almacenamiento a largo plazo
La constitución del archivo electrónico va aparejado a la implantación del documento electrónico, siendo una de las principales preocupaciones el prever como se van a conservar en el tiempo ya que tanto el soporte empleado como el formato son aspectos que están en constante evolución,
estos aspectos son abordados por el estándar PDF/A aprobado en septiembre de 2005.